Bagaimana bertahan di masa ekonomi sulit tanpa memberhentikan karyawan.
Sebagai pemilik atau manajer bisnis, selama 18 bulan terakhir Anda dihadapkan pada menyusutnya margin keuntungan dan semakin sedikitnya pelanggan yang mengantre untuk membeli “produk atau layanan populer” yang Anda anggap sebagai “produk atau layanan populer”. Pertanyaan tentang bagaimana bertahan di masa-masa sulit ini biasanya menghasilkan jawaban seperti…”kita harus memberhentikan lebih banyak pekerja” atau, “…mari kita tutup kantor yang berlokasi di Suburbia”.
Masalah dengan pendekatan ini adalah… ketika perekonomian kembali pulih, Anda akan berusaha untuk mempekerjakan kembali orang-orang yang telah Anda PHK sejak awal. Sayangnya, Anda mungkin mengetahui bahwa mereka telah pindah ke pekerjaan lain, kembali bersekolah, atau memulai bisnis sendiri. Anda kemudian menempatkan diri Anda dalam situasi di mana Anda sekarang harus mempekerjakan dan melatih karyawan baru atau mempekerjakan pekerja yang lebih berpengalaman yang dapat “mulai bekerja”.
Memberhentikan karyawan selama krisis ekonomi harus menjadi “pilihan terakhir”. Ya, setidaknya sampai Anda menjelajahi semua cara lain, yaitu mencoba strategi yang saya uraikan di bawah. Saya bahkan akan melangkah lebih jauh. Jika Anda telah menerapkan beberapa (jika tidak semua) strategi ini, atau menjadikannya bagian integral dari budaya operasi perusahaan Anda, kemungkinan besar Anda belum membatalkan rencana liburan panjang Anda ke Bahama.
Selain itu, meskipun strategi-strategi utama ini dapat diadopsi oleh bisnis berapa pun ukurannya, strategi-strategi utama ini terutama ditujukan untuk Usaha Kecil. Definisi usaha kecil jelas akan berbeda-beda di setiap industri dan, yang lebih penting, hal ini mungkin bergantung pada penilaian pribadi pemilik usaha. Apapun itu, Anda dapat mengetahui klasifikasi bisnis Anda sebagaimana didefinisikan oleh Small Business Association (SBA) dengan mengunjungi http://www.sba.gov
Strategi Bertahan Hidup
1. Jadwalkan Rapat Anggaran Mingguan. Asumsinya adalah Anda memiliki anggaran. Anda mungkin terkejut melihat betapa banyak usaha kecil (a) tidak meluangkan waktu untuk mengembangkan anggaran yang tepat atau, (b) tidak melakukan proses peninjauan anggaran secara teratur. Gunakan pertemuan ini untuk menantang para manajer dan supervisor untuk menemukan cara mengurangi pengeluaran di departemen masing-masing (dan memberi penghargaan kepada mereka). Mintalah manajer untuk menelepon melalui panggilan konferensi jika Anda memiliki kantor satelit di berbagai belahan negara atau secara global. Pastikan mereka siap dengan argumen untuk membenarkan anggaran berbagai departemen mereka dan rencana tentang cara memangkas biaya.
2. Membentuk Komite Keuntungan/Satuan Tugas. Hal ini harus didorong oleh karyawan. Tantang mereka untuk menyumbangkan ide, namun yang lebih penting, berikan penghargaan atas ide bagus yang benar-benar diimplementasikan.
3. Ubah tinjauan kinerja Anda. Apakah tujuan karyawan (terutama Manajer Senior) selaras dengan tujuan perusahaan (yaitu meningkatkan penjualan, mengurangi biaya, meningkatkan layanan pelanggan)? Apakah tujuannya lebih dari sekedar retorika atau kata-kata “merasa senang”? Sederhananya, apakah tujuannya cukup spesifik dan… dapatkah Anda benar-benar “ MENGUKUR” kemajuannya?
4. Tinjau rasio “Perputaran” Anda. Keuntungan dengan cepat habis karena persediaan menganggur dan pelanggan yang terlambat membayar. Gabungkan item-item ini sebagai bagian dari proses peninjauan anggaran Anda. Bekerja samalah dengan vendor Anda untuk mengurangi paket tas, atau singkirkan saja barang-barang yang tidak terjual! Tawarkan untuk menyelesaikan masalah dengan pelanggan Anda yang terlambat membayar atau mengatur pembayaran cicilan atas piutang yang belum dibayar. Mendapatkan sesuatu lebih baik daripada tidak sama sekali di masa ekonomi sulit.
5. Andalkan leverage yang Anda miliki dengan vendor Anda. Kemitraan harus lebih dari sekedar “bicara”. Negosiasikan persyaratan yang lebih baik, misalnya mencoba menambah “hari untuk membayar” faktur Anda. Bahkan mengambil 5 hari tambahan per bulan untuk bisnis senilai $1 juta per tahun dapat menghasilkan bunga tambahan lebih dari $3.000 bagi bisnis Anda, setelah pajak. Itu uang sungguhan!
6. Ubah Siklus Penggajian Anda. Jika Anda menggunakan siklus penggajian mingguan, pertimbangkan untuk beralih ke dua mingguan. Jika Anda membayar dua mingguan, pertimbangkan untuk pindah ke semi-bulanan (tanggal 15 dan 30). Lakukan analisis biaya-manfaat untuk memastikan hal ini masuk akal bagi bisnis Anda. Anda dapat mengurangi biaya pemrosesan penggajian yang bisa menjadi signifikan terutama jika Anda memiliki basis karyawan yang cukup besar.
7. Ikutilah gerakan “hijau” sejak dini. Menjadi lebih hemat energi. Siapa tahu…Anda bahkan mungkin memenuhi syarat untuk mendapatkan keringanan pajak. Biasakan karyawan mematikan lampu ketika mereka meninggalkan ruang konferensi. Memasang sensor untuk ruangan atau area yang jarang digunakan mungkin merupakan hal yang perlu dipikirkan. Matikan komputer dan cabut peralatan kantor di penghujung hari. Menurut program ENERGY STAR pemerintah, 40% listrik yang digunakan peralatan elektronik rumah tangga dikonsumsi saat produk dimatikan. Saya membayangkan ini juga berlaku untuk peralatan kantor.
8. Temui bankir Anda. Segera atur pertemuan. Anda tidak hanya akan membangun hubungan yang kritis (hubungan yang diabaikan oleh banyak manajer), tetapi juga meminta ide dari mereka. Mereka mendapat keuntungan dengan melihat apa yang berhasil (atau tidak) untuk bisnis lain, jadi jangan ragu untuk memilih sendiri. Yang terbaik dari semuanya… ini saran gratis! Diskusikan hal-hal seperti…memasukkan uang ekstra ke rekening Pasar Uang, CD, dll. Lihat apakah Anda dapat memindahkan rekening operasional Anda ke rekening giro berbunga. Meskipun bunga yang diperoleh mungkin tidak “menghancurkan bumi”, namun tetap merupakan uang yang diperoleh tanpa melakukan hal lain. Jika ada batasan jumlah cek yang dapat ditulis dalam rekening tersebut, analisislah biaya yang mungkin dikenakan bank vs. bunga yang dapat diperoleh. Bayar tagihan secara elektronik dan tawarkan setoran langsung kepada karyawan Anda untuk mengurangi biaya penulisan cek. Juga, apakah Anda memiliki saldo yang terlalu tinggi di rekening giro Anda? Bekerjasamalah dengan akuntan Anda dan lihat arus kas Anda untuk melihat apakah sebagian dari uang menganggur itu dapat menghasilkan bunga di tempat lain.
9. Pangkas anggaran perjalanan Anda (jika masih punya). Telepon dan/atau Konferensi Video akan menghemat banyak uang. Selain itu, apakah seminar dan konferensi yang Anda hadiri setiap tahun benar-benar membuahkan hasil? Mungkin menghadiri 2 bukannya 4 akan mendapatkan manfaat yang sama.
10. Negosiasi ulang kontrak. Mendatangkan penyedia layanan (telepon, perangkat lunak, dll) dan konsultan untuk mendiskusikan kontrak saat ini dan mengurangi biaya. Lihatlah sewa Anda (peralatan kantor, sewa, dll). Selain itu, apakah Anda memanfaatkan sepenuhnya “penawaran tersembunyi” dan/atau diskon? Pernahkah Anda memperhatikan faktur dalam upaya menghindari “biaya berlebihan”? Manfaatkan kemerosotan ekonomi. Tidak ada yang ingin kehilangan pelanggan saat ini. Bila perlu, ajaklah penyedia lain untuk ikut menawar bisnis Anda. Perhatian: jangan mempekerjakan mereka hanya karena harganya murah!
11. Strategi perpajakan. Jika Anda banyak berinvestasi pada peralatan dan dikenakan pajak peralatan bisnis yang tinggi, Jelajahi negara bagian dengan peraturan pajak yang ramah bisnis. Ada keuntungan mendirikan perusahaan “pemilik peralatan” di negara dengan pajak rendah. Kerugian dan penghapusan bisnis juga dapat mengakibatkan bisnis Anda memenuhi syarat untuk mendapatkan berbagai keringanan dan pengurangan pajak. Bicaralah dengan pengacara pajak yang baik tentang cara memaksimalkan pengurangan pajak ini dan lainnya untuk bisnis Anda.
12. Anggaran untuk “cadangan”. Dengan kata lain, miliki akun “kontinjensi” atau “lain-lain” sebagai item baris dalam anggaran Anda. Titik awal yang baik adalah menyisihkan 5% – 10% dari total pengeluaran Anda untuk keadaan yang tidak terduga. Ingatlah, jika kita bisa memprediksi masa depan, kita semua akan menjadi jutawan. Memasukkan akun “cadangan” sebagai item “pengeluaran” merupakan kebijakan bisnis yang baik.
13. Lihatlah manfaat asuransi kesehatan Anda. Jika Anda sudah lama tidak berbicara dengan Perwakilan Asuransi Anda, sekarang adalah saat yang tepat. Anda tetap harus meninjau polis Anda setiap enam bulan. Sedikit perubahan pada tingkat tenaga kerja Anda dapat berdampak signifikan pada pemberi kerja (dan karyawan) apakah kontrak Anda akan diperbarui? Bisakah Anda memutuskan kontrak tanpa dikenakan biaya apa pun? Anda mungkin bisa menemukan penawaran bagus di luar sana tanpa mengorbankan cakupan.
14. Melakukan audit faktur tahunan. Perhatikan baik-baik faktur yang diterima dari vendor Anda. Jika Anda tidak memiliki sistem yang baik untuk memantau faktur sebelum dibayar, Anda mungkin akan terkejut dengan banyaknya pembayaran duplikat atau kesalahan yang dapat terjadi. Tambahan “0” yang ditambahkan ke faktur $1.000 menghasilkan pembayaran $10.000 dan kesalahan $9.000. Berikan insentif kepada karyawan Anda ketika mereka menemukan kesalahan ini. Misalnya, jika mereka memperoleh kembali uang, bagilah dengan mereka. Ini adalah kesepakatan “win-win”!
15. Mengejar pelanggan yang ditinggalkan. Jika kompetitor menutup pintunya, itu akan berarti “OPPORTUNITY”. Pelanggan mungkin mengurangi jumlah pelanggan, namun ketika keadaan menjadi lebih baik atau mereka mendapatkan pekerjaan baru, mereka akan kembali lagi. Anda pasti ingin memastikan bahwa Anda berada pada posisi yang tepat untuk mengisi celah yang ditinggalkan pesaing Anda.
16. Jelajahi pasar penjualan baru. Walaupun kelihatannya aneh, krisis ekonomi adalah saat yang tepat untuk mencari peluang di pasar baru. Wilayah yang dulunya dijauhi (terutama di luar negeri) kini layak mendapat perhatian kedua atau ketiga. Sekali lagi, dapatkan ide dari karyawan Anda.
17. Tetap terlibat dalam komunitas Anda. Jangan mengurangi sponsor Anda untuk acara komunitas dan sumbangan amal. Uang yang dihabiskan untuk seragam tim Little League Baseball adalah “masalah besar”. Orang-orang mengingat hal ini. Orang-orang tersebut adalah pelanggan potensial atau sumber rujukan yang baik. Sebenarnya, nilainya jauh lebih besar daripada banyak uang yang Anda keluarkan untuk membeli tanda di stadion Major League Baseball setempat. Anda tahu…yang tidak diperhatikan oleh siapa pun!
18. Apakah Anda berkicau? Apakah Anda hadir di situs jejaring sosial? Ya, yang saya maksud adalah Facebook, Twitter, MySpace, dll. Apakah karyawan Anda sudah terdaftar di LinkedIn? Bahkan jika Anda adalah tipe bisnis “Mom and Pop”, pertimbangkan untuk membayar salah satu karyawan Anda yang paham teknologi 15 atau 20 sen ekstra seminggu untuk memposting pembaruan dan memantau situs-situs ini untuk Anda jika Anda tidak memiliki “pengetahuan”.
19. Kontraktor Paruh Waktu dan Independen. Sebelum Anda mempertimbangkan untuk melakukan PHK, jajaki kemungkinan pengurangan jam kerja atau perubahan status karyawan menjadi “Kontraktor Independen”. Karyawan akan tetap menghargai penghasilan dan, pada saat yang sama, Anda akan menghemat uang untuk pajak gaji dan/atau iuran asuransi kesehatan yang menjadi kewajiban Anda.
20. Terakhir… jujurlah kepada karyawan. Jangan beri tahu mereka bahwa hari ini semuanya baik-baik saja, lalu besok mulailah memberhentikan. Sebaliknya, jika keadaannya sangat sulit, beri tahu mereka. Jika Anda membangun hubungan yang jujur dan meluangkan waktu untuk memberi tahu Anda betapa Anda menghargai upaya mereka, mereka akan “berjuang” untuk Anda selama masa-masa sulit. Jika Anda terpaksa memberhentikan mereka, mereka akan mengerti meskipun itu menyakitkan. Kemungkinannya adalah, jika Anda telah menerapkan 19 strategi lain yang disebutkannya dan menjadikannya bagian integral dari budaya perusahaan Anda, karyawan Anda akan menjadi pihak yang menyelamatkan perusahaan Anda dari keterpurukan ekonomi.