Teknologi akan lebih efektif jika dipusatkan pada kebutuhan dan tujuan bisnis. Sebuah perusahaan dapat memiliki teknologi terbaik di dunia namun masih belum mencapai apa yang diinginkannya. Tujuan dari departemen teknologi informasi adalah mengambil pilihan teknologi, membuat sistem yang sesuai, dan mengelolanya sehingga setiap proses bisnis cepat, sederhana, dan dapat diandalkan. Masalah umum terjadi pada saat proses perencanaan dan implementasi sistem serta pembaruan sistem. Hal ini sebagian besar disebabkan oleh miskomunikasi. Eksekutif bisnis mengetahui fungsi bisnis dan apa yang ingin mereka capai, namun mereka tidak mengetahui bagaimana teknologi tersebut digunakan. Para pemimpin dan staf teknologi berada di pihak yang berlawanan. Mereka mengetahui teknologi apa saja yang tersedia dan apa yang dapat dilakukannya, namun belum memahami secara menyeluruh proses bisnis yang akan dilakukan atau dibantu oleh teknologi tersebut. Hasilnya adalah sistem yang tidak memenuhi harapan perusahaan atau memiliki masalah seperti kompatibilitas perangkat keras dan perangkat lunak. Bagaimana ini bisa terjadi? Empat komponen kunci diperlukan untuk merencanakan dan mengimplementasikan semua jenis sistem informasi secara efektif. Ini adalah pengetahuan komponen, desain dan perencanaan sistem, dan pemahaman tentang kebutuhan bisnis. Eksekutif bisnis dan pemimpin teknologi tidak selalu memiliki gabungan pengetahuan ini. Saat merencanakan proyek besar, miskomunikasi tidak hanya mungkin terjadi tetapi juga dijamin. Anda dapat menggunakan konsultasi untuk menambah pengetahuan mereka dan sebagai mediator.
Meningkatkan Komunikasi untuk Solusi Teknologi yang Lebih Baik
Penting bagi staf teknologi untuk terlibat dalam pertemuan dan proses bisnis. Hal ini akan memberikan mereka sedikit pengetahuan tentang apa saja yang dihadapi perusahaan sehari-hari dan pencapaian apa saja yang diinginkan. Pertemuan dapat dijadwalkan antara eksekutif bisnis dan pemimpin teknologi untuk membahas tren teknologi baru, sistem saat ini, dan perbaikan apa yang dapat dilakukan. Aspek bisnis juga bisa dibahas. Komunikasi terbuka ini terbukti dapat memberikan perbedaan besar ketika sistem perlu diperbarui atau diganti. Layanan konsultasi TI adalah cara lain untuk meningkatkan komunikasi dan membuat semua orang bekerja sama menuju tujuan bersama. Perusahaan konsultan dapat mengevaluasi persyaratan bisnis, proses, tujuan, dan teknologi saat ini untuk menentukan di mana perubahan dapat dilakukan. Mereka dapat menyarankan perbaikan untuk sistem saat ini, mendesain ulang proses tertentu, atau membantu merancang sistem informasi bisnis yang benar-benar baru.
Bagaimana hal ini membantu komunikasi antara dua pola pikir ini? Seorang konsultan mungkin lebih baik dalam mengkomunikasikan spesifikasi teknologi kepada eksekutif bisnis dan dapat memberi mereka pemahaman dasar tentang cara kerja segala sesuatunya. Dari landasan ini, staf teknologi dapat mendiskusikan masalah dan resolusi terkini. Persyaratan bisnis diubah menjadi solusi yang tidak hanya berfungsi namun memenuhi spesifikasi bisnis tertentu. Setelah perencanaan awal, para eksekutif dan pemimpin staf teknologi yang terlibat dapat duduk bersama konsultan untuk membahas masalah lebih lanjut. Staf TI tidak perlu khawatir tentang perencanaan awal atau implementasinya. Mereka menerima pelatihan tentang sistem dan dapat fokus untuk memeliharanya. Ada kesepahaman yang berkembang antara kedua kelompok usaha ini. Perbaikan di masa depan kemudian dapat ditangani oleh konsultan atau secara internal tanpa masalah miskomunikasi.