Agar perusahaan Anda benar-benar mendapatkan manfaat dari kebijakan perjalanan korporat yang terstruktur, perusahaan harus berfokus pada satu hal di atas segalanya: kepatuhan. Sayangnya, meskipun banyaknya Alat Pemesanan Mandiri yang memudahkan Anda memberi Anda lebih banyak kebebasan memilih, hal ini juga membuat kepatuhan menjadi jauh lebih menantang. Teknologi apa pun yang mendukung peningkatan kepatuhan terhadap kebijakan mempunyai manfaat; ini akan menghemat uang perusahaan Anda dan mengembalikan manfaat perjalanan perusahaan.
Beragamnya pilihan alat pemesanan mandiri saat ini membuat kepatuhan melalui penolakan akses menjadi protokol yang sangat sulit untuk ditegakkan. Yang benar-benar Anda perlukan adalah saluran yang harus dilewati 100% aktivitas perjalanan perusahaan Anda. Di dunia korporat, satu-satunya saluran yang dapat dijalankan adalah mekanisme pembayaran – mendapatkan bayaran adalah hal yang paling utama. Jika Anda menggunakan kartu kredit perusahaan sebagai mekanisme pembayaran, didukung oleh solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan, dan pemasok yang dapat melaporkan kembali kepada Anda tingkat data yang wajar, Anda mempunyai peluang yang sangat baik untuk mendukung tujuan kepatuhan.
Solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan yang ramah kepatuhan
Solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan yang memproses transaksi kartu (dan memiliki alur kerja yang baik) mengharuskan pelancong untuk secara pribadi membenarkan semua penyimpangan dari kebijakan kepada supervisor mereka – berdasarkan transaksi demi transaksi. Sama pentingnya, transaksi individu yang disimpan di gudang memberikan kesempatan kepada manajer perjalanan perusahaan untuk melakukan analisis pembelanjaan dan memeriksa perilaku individu dan agregat.
Anda mungkin berpendapat bahwa hal ini dilakukan setelah tindakan dilakukan, namun hal ini tetap mendorong kepatuhan. Sesuai dengan semua sistem pengadaan berbasis kartu, jika seorang karyawan secara konsisten menyimpang dari kebijakan perusahaan, mereka dapat dikenakan sanksi (misalnya pencabutan kartu, peringatan resmi, pemutusan hubungan kerja, dll.). Ancaman dampak negatif menjadi pencegah penyalahgunaan kartu sehingga meningkatkan tingkat kepatuhan.
Manfaat kepatuhan kebijakan
80% manfaat perjalanan perusahaan dalam kasus bisnis akan berasal dari kepatuhan kebijakan perjalanan. Ini membutuhkan:
- Kebijakan dan prosedur yang baik;
- Strategi komunikasi yang komprehensif;
- Sebuah gerbang melalui mana semua aktivitas dapat disalurkan (kartu dan solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan); Dan
- Alat untuk memantau dan mengukur kepatuhan.
Ada juga beberapa manfaat tambahan yang bisa diperoleh dari solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan pada fase pra-perjalanan:
Contohnya:
- Wisatawan dapat menggunakan komponen alur kerja dari solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan untuk membuat catatan permintaan dan persetujuan perjalanan daripada menggunakan sesuatu yang kurang terstruktur seperti email.
- Dengan menggunakan solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan, wisatawan dapat membuat catatan “komitmen” pada saat pemesanan untuk pencocokan transaksi kartu kredit selanjutnya ketika transaksi tersebut terjadi.
- Anda dapat memperoleh unduhan data perjalanan dari TMC Anda, dan wisatawan dapat mencocokkannya dengan transaksi kartu perjalanan, sehingga mengurangi jumlah entri manual yang diperlukan oleh koordinator perjalanan.
- Solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan memberi wisatawan catatan komitmen real-time melebihi apa yang mungkin dicatat dalam buku harian pribadi.
Bagaimana penerapannya di perusahaan Anda?
Dalam melihat kasus bisnis untuk latihan ini, Anda perlu memeriksa dengan cermat sejumlah faktor untuk menentukan manfaat yang sebenarnya akan Anda peroleh:
- Tidak ada standar industri yang luas, dan pasar cenderung bekerja sebagai serangkaian penyedia layanan tertutup yang terisolasi – efisiensi Anda akan paling baik jika Anda dapat menjalankan bisnis Anda sepenuhnya dalam satu lingkaran tertutup. Terserah Anda untuk menentukan apakah Anda dapat memperoleh daya beli maksimal di lingkungan ini.
- Pentingnya Anda memahami nilai kumulatif perjalanan yang dipesan tetapi belum dibayar.
- Sejauh mana Anda dapat memperoleh data yang Anda perlukan dari wisatawan melalui data feed TMC dan, akibatnya, penghematan penekanan tombol yang dapat Anda peroleh untuk wisatawan tersebut.
- Peningkatan produktivitas yang akan Anda peroleh bagi wisatawan karena mereka mengatur rincian perjalanan dalam solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan Anda pada saat pemesanan, bukan pada saat kedatangan transaksi kartu.
Kombinasi Manajemen Perjalanan Elektronik dan Manajemen Pengeluaran merupakan bagian penting dari eProcurement, dan hal ini menghadapi tantangan yang sama yang dihadapi semua inisiatif eProcurement selama 10 tahun terakhir – standar industri, partisipasi pemasok, dan pasar yang lancar. Sampai semua elemen ini terpenuhi, keuntungan terbesar akan diperoleh oleh perusahaan yang berfokus pada gambaran besar mengenai bagaimana mereka dapat mencapai nilai pembelian maksimum dengan produktivitas pembelian yang wajar – biasanya didasarkan pada kemampuan melakukan analisis terhadap pola dan perilaku pembelanjaan.